DocuWare

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Marco Langerwisch
DocuWare System Consultant

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Transparenter, schneller und kundenfreundlicher!

Einfach einen guten Service bieten und damit Ihre Kunden begeistern!

DocuWare ist das moderne Dokumentenmanagement-System für professionelles Enterprise Content Management.

Unternehmen, die Dokumentenmanagement einsetzen, verwalten Dokumente effizienter und schätzen den Zugriff auf Dokumente zu jedem Zeitpunkt und an jedem Ort. Alle Informationen, aktuelles Wissen stehen "per Mausklick" im Dokumenten-Pool bereit.

Schlaue Indizierung - "Intelligent Indexing Service"

Die manuelle Ablage von Dokumenten ist zeitraubend und beschwerlich. Dokumente scannen, verschlagworten, archivieren.
Von nun an hilft Ihnen der Intelligent Indexing Service bei der elektronischen Archivierung. Metadaten der gescannten Dokumente werden automatisch erfasst und als Indexbegriff vorgeschlagen. Aus der Verarbeitung verschiedenster Dokumente lernt das System und kann diese strukturellen Informationen neu gescannten Dokumenten automatisch zuordnen. Sie bestätigen, und das Dokument wird korrekt ins Archiv abgelegt. Wie es funktioniert, sehen Sie hier:

Felder ausfüllen per Hand ist vorbei. Sie sparen Zeit und können freiwerdende Kapazitäten effektiv nutzen.
Ausführliche Informationen finden Sie hier "Intelligent Indexing".

Revisionssichere Archivierung

Immer mehr Dokumente werden elektronisch erstellt und sind für die Ablage auf Papier nicht mehr vorgesehen. Diese Dokumente müssen jedoch ebenfalls sicher, nachprüfbar, gut recherchierbar und verlustfrei reproduzierbar aufbewahrt werden.
DocuWare-Dokumenten-Management archiviert Geschäftsunterlagen aller Art automatisch in einem zentralen digitalen Dokumenten-Pool, egal, mit welcher Software diese erstellt werden. Briefe, Rechnungen, Belege, Protokolle, Akten, E-Mails; nahezu alle Dokumente können eingelesen werden und lassen sich einfach und problemlos verwalten. Arbeitsabläufe werden beschleunigt, Geschäftsprozesse lassen sich effektiver gestalten und die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens wird gesteigert.

Elektronischer Rechnungsaustausch

Seit dem 01. Juli 2011 gelten Erleichterungen beim Versand elektronischer Rechnungen. Unternehmen dürfen Rechnungen per E-Mail ohne digitale Signatur versenden (BMF-Schreiben zur “Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011“). Für alle Arten von Rechnungen gelten die gleichen Anforderungen und alle Rechnungen sind umsatzsteuerrechtlich gleich zu behandeln. Diese Erleichterungsvorschriften sind jedoch an bestimmte Voraussetzungen geknüpft, um Authentizität und Integrität jeder Rechnung (Papier und elektronisch) zu gewährleisten.
Ein Umstieg auf elektronische Rechnungen und auf papierlose Prozesse bietet beim Versand und besonders beim Empfang große Einsparpotentiale und mit den vordefinierten Workflow-Funktionen wird die Rechnungsprüfung in DocuWare schnell und effizient gesteuert.

Ausführliche Informationen finden Sie hier "Rechnungen per E-Mail" und "DocuWare im Rechnungswesen".

E-Mail Archivierung

In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen steigt das E-Mail Aufkommen stetig und meist so rasant, dass eine kaum noch überschaubare Menge an Daten entsteht. So spielt die E-Mail-Verwaltung und E-Mail-Archivierung eine zunehmende Rolle, um den steigenden Informationsaustausch zu sichern.

Wir helfen Ihnen dabei diese Daten kostengünstig, effizient und unter Einhaltung sämtlicher rechtlicher Anforderungen (z.B. GDPdU) zur Aufbewahrung geschäftlich relevanter Informationen zu verwalten. Mit DocuWare kann das vollautomatisch aus dem E-Mail-System geschehen. Und mit der intelligenten Volltextsuche sind die E-Mails und deren Anhänge problemlos auffindbar.

Ausführliche Informationen finden Sie hier "E-Mail-Archivierung".

Unsere Mitarbeiter analysieren mit Ihnen die Abläufe in Ihrem Unternehmen um sie durch den Einsatz des digitalen Systems zu vereinfachen. Nehmen Sie gleich Kontakt mit uns auf!